Si tienes la suerte de tener un hotel y quieres que funcione correctamente, es fundamental una buena organización de trabajo para evitar cualquier tipo de error. Un error puede traducirse en un mal servicio y en consecuencia un cliente insatisfecho. Siempre hay que ofrecer lo mejor del hotel y para conseguirlo hay que organizarlo todo correctamente.

Preparación del hotel

Antes de abrir las puertas, el hotel debe contar con un equipo de profesionales que atiendan a los clientes durante las 24h del día.

Con el fin de contratar a los trabajadores necesarios, hay que planificar el flujo de trabajo en cada uno de los departamentos. La división ayudará a que la planificación sea más sencilla. Hay que recordar que algunas áreas necesitarán cubrir turnos para cubrir todo el día y otras áreas solo para unas horas en cuestión.

Si hay poco presupuesto, lo que suelen hacer algunos hoteles es contratar a profesionales multifunción para ahorrar costes y seguir dando un buen servicio. Eso sí, en cuanto los beneficios lleguen al hotel, hay que contratar a profesionales para cada cosa y así dar un servicio satisfactorio. Un cliente satisfecho, es un cliente que recomendará el hotel.

Programación del hotel

Cuando tenemos todo listo y ya se puede abrir el hotel, es el momento de programar todo para que salga correctamente. Para conseguirlo es una buena idea hacer un análisis de las necesidades del hotel. Con el objetivo de evitar problemas, lo que se suele hacer es realizar un cronograma de trabajo con al menos un mes de antelación. Así los empleados lo conocerán y se evitarán muchos problemas internos.

En la plantilla de horarios tiene que quedar todo bien organizado. Además, gracias a la antelación de la plantilla, los trabajadores podrán solicitar cambios con otros compañeros. El objetivo es cuadrar todas las horas, sin dejar ningún turno sin cubrir. Los primeros meses los trabajadores no se pedirán vacaciones, pero con el paso del tiempo las pedirán porque están en su derecho. Para llevar una buena organización de las vacaciones y de los turnos te recomiendo el software Bizneo HR con el cual la organización será mucho más sencilla porque todo será automatizado. Si todavía no lo has probado, te invito a hacerlo. La organización del personal será mucho más fácil. No olvides tener a un gerente disponible a cualquier hora para poder cubrir una baja que pueda darse en cualquier trabajador.

Obligaciones del hotel

La principal obligación que tiene un hotel es dar el mejor servicio posible a sus huéspedes. Un hotel que no ofrece un servicio de calidad está condenado a cerrar. Para evitar problemas, se recomienda revisar los plazos y horarios todos los días o al menos una vez a la semana. Todo tiene que estar correcto para evitar errores.

Otra de las obligaciones del director es dejar claro los requisitos que tiene que cumplir cada uno de los trabajadores. Es muy importante que cada trabajador tenga claro que es lo que debe hacer. De esta manera el servicio siempre será profesional. Supongamos que buscamos a un recepcionista. Tendrá que saber la hora de entrada y de salida según el turno que le toque. Además, tendrá que informar a los clientes de cualquier duda que tenga y ofrecerles un trato agradable y siempre acompañado de una sonrisa. Cada cargo tiene sus obligaciones y el profesional debe tenerlas claras para hacer bien su trabajo.

Comunicación

Para que todo esté correcto es trascendental la comunicación entre todos los trabajadores. La comunicación no solo tiene que ir dirigida para dar órdenes. También tiene que haber comunicación para que los trabajadores puedan exponer sus quejas y peticiones. Nadie mejor que ellos para saber qué es lo que funciona y no. Si no tenemos en cuenta sus opiniones, será imposible mejorar el servicio.

Asimismo, es importante instalar un medio en el cual quede registrada la hora de entrada y de salida de los trabajadores. No solo porque ya es obligatorio por ley, sino para tener la certeza de que todos los turnos se han completado correctamente.

Responsabilidades del gerente de marketing

El objetivo principal de un gerente de marketing es el de atraer cliente para conseguir que los beneficios aumenten con fuerza. No vale cualquier persona para este puesto, sino que siempre se debe contratar a un profesional que sepa lo que hace y en consecuencia haga que el hotel crezca con fuerza. Un hotel sin marketing ni renombre es un hotel que tendrá muy pocos clientes. Para atraer clientes el responsable tendrá que tener en cuenta los siguientes factores:

Investigación: es importante que sepa que es lo que suelen buscar los clientes para ofrecérselo. A día de hoy muchos clientes buscan hotel por internet. Por ese motivo tiene que tomar medidas para salir en los primeros puestos y así ser visible. Cuantas más personas vean el hotel, más fácil será completar las plazas hoteleras que se ofrecen durante las diferentes épocas del año.

Actualización: con el objetivo de dar un buen servicio, el gerente tiene que ser capaz de crear una web llamativa y que guste a los clientes. Además, debe tener toda la información actualizada. No solo para evitar reservas que no se pueden cumplir, sino para demostrar que el hotel está muy bien situado. Si un cliente ve las muchas cosas que se pueden hacer dentro como fuera del hotel, se sentirá muy atraído a reservar. También es una buena idea colaborar con empresas para ser destino de los trabajadores que puedan acudir a la zona por cuestiones de trabajo.

Promociones: para llamar la atención es realmente necesario lanzar promociones interesantes con las cuales conseguir clientes. Hay diferentes tipos de promociones que pueden lanzarse al mercado. Solo hay que estudiar las diferentes opciones y ver cual se puede adaptar mejor a las necesidades de los clientes. Se puede optar por descuentos, días gratis, eventos especiales, incentivos… un estudio de mercado hará que se pueda lanzar la promoción ideal en cada momento.

Lo importante es pensar en todos los detalles para que el cliente tenga una buena experiencia y así lo recomiende por las diferentes vías posibles.

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